Styrets instrukser

FORMANN

Rapporterer til: Årsmøtet
Hovedfunksjon: Klubbens daglige leder
Underliggende gruppe: Styret

Ansvarsområde:
• har den daglige ledelse av klubben
• innkaller og leder styrets møter
• innkaller til klubbens årsmøte og møter for styret i klubbens råd
• utarbeider årsberetningen til årsmøte i samarbeid med styret
• oppdaterer klubbens organisasjonsplan og sørger for at alle styrets medlemmer er gjort kjent med deres arbeidsoppgaver
• sørger for ar styrets medlemmer er gjort kjent med klubbens lover, samt at innhabilitet i styrespørsmål ikke forekommer
• sørger for at klubbens visjoner og målsettinger blir utformet og utarbeidet i alle deler av klubben
• utformer og oppdaterer regelmessig klubbens budsjetter, i samarbeid med kasserer, og regnskaper som er godkjent av årsmøte
• anvise alle større utbetalinger
• besørger at økonomien holdes under god kontroll
• besørger at innrapportering til idrettsregistreringen, innsendelse av søknader til kommunal og annen støtte, skjer innen de gitte frister
• følger opp valgkomiteen og påser at den er i funksjon og jobber målrettet.
• følger opp fest og arrangement komiteen og påser at den gjennomfører de tiltak som styret beslutter.
• ansvar for at klubbens vimpel heises på sesongåpningen og fires 15 oktober
• ansvar for klubbens pokalsamling.

Myndighet:
• innehar signatur for klubben i felleskap med ett annet styremedlem, i alminnelighet kasserer.
• Fatter beslutninger og gjør tiltak av operativ karakter mellom styremøter, forutsatt at disse ligger innenfor budsjetterte rammer godkjent av årsmøtet og ikke trenger styrebehandling. Innformerer på første styremøte.
• Klubbens offisielle talerør overfor Norges Roforbund, Vest-Agder idrettskrets, Kristiansand Idrettsråd andre roklubber, organer og media.
• Kan i samarbeid med styret gjennomføre mindre justeringer av klubbens organisasjon under styre nivå.
• Kan i samarbeid med valgkomiteen utpeke midlertidig styremedlem vis et medlem av styre trekker seg i valgperioden.
• Kan i samarbeid med styret og valgkomiteen bevirke at et medlem som ikke utfyller sin funksjon trekker seg fra styret.

VISEFORMANN

Rapporterer til: Formann
Hovedfunksjon: Formannens stedfortreder, sponsoransvarlig
Underliggende gruppe: Sponsorutvalget

Ansvarsområde:
• Viseformannen er klubben daglige nestleder
• fungerer som formann under dennes fravær
• ansvar for sponsorarbeidet i klubben,
under seg har han to assistenter som hjelper med dette arbeidet
• ansvar for innkjøp og salg av klubbens treningstøy og artikler.
• Ansvar for at klubbens eiendeler er betryggende og tilstrekkelig forsikret.

Myndighet:
• Har formannens myndighet under dennes fravær
• Disposisjonsrett på klubbens forsikringsavtaler
• Leder sponsorutvalget

SEKRETÆR

Rapporterer til: Formannen
Hovedfunksjon: Ansvarlig for klubbens medlemsinformasjon samt møteprotokoller.
Underliggende gruppe: Web-utvalget

Ansvarsområde:
• fører og oppbevarer klubbens forhandlingsprotokoll og
påser etter hvert styremøte e-meil utsendelse til vert styremedlem
samt kopi på oppslagstavlen i båthallen
• ivaretar klubbens arkiv
• ansvarlig redaktør for klubbens hjemmesider
• ansvarlig for all rullerende informasjon som styrets sammensetning, årsplaner og andre terminlister holdes oppdatert og legges ut på klubbens hjemmesider.
• ansvar for at avisartikler blir limt inn i utklipsboken.
• sender ut informasjon til medlemmene på oppfordring fra de andre styremedlemmene.
• Ansvar for klubbens SMS varsling og oppdaterer gruppene på bakgrunn av medlemsliste fra kasserer.
• Holder orden på klubbens oppslagstavler.
• Bistår formannen med klubbens administrative oppgaver.
• Skriver styrets beretning til årsberetningen.

Myndighet:
• Overvåker at klubbens hjemmeside holder seg innenfor de rammer som er vedtatt av klubbens årsmøte og styre.
• Disposisjonsrett over klubbens SMS varsling.

KASSERER

Rapporterer til: Formann
Hovedfunksjon: Regnskapsfører, utfører alle bevegelser på klubbens kontoer.

• fører og oppbevarer klubbens regnskap
• ajourfører klubbens elektroniske medlemskartotek løpende
• klubbens midler settes inn i bank og kan ikke disponeres uten kasserers eller formanns underskrift
• besørger løpene utbetaling av klubbens regninger som er i henhold til det årsmøtet og styret har vedtatt.
• Sender ut fakturaer og påser at disse blir innbetalt til klubbens konto.
• Holder løpene kontakt med klubbens bank om rentesats på lånet.
• Rapporterer likviditet, samt oppdatert inntekts og kostnadsbruk til styremøtene.
• Setter opp klubbens årsregnskap til årsmøte.
• Følger opp klubbens revisor.

Myndighet:
• Har disposisjonsrett til klubbens kontoer.

ROSJEF

Rapporterer til: Formann
Hovedfunksjon: Ansvarlig for klubbens konkurranseaktiviteter
Underliggende gruppe: Routvalget

Ansvarsområde:
• rosjefen leder det sportslige arbeidet i klubben som angår konkurranseroing.
• lage målsettinger og handlingsplaner for klubbens konkurranseaktiviteter.
• Organisere og lede routvalget for gjennomføring av handlingsplaner.
• Utarbeide eget budsjett ut ifra rammer gitt av årsmøtet og følge opp kostnadsbruk for eget område.
• ansvar for å avvikle sesongåpningsregattaen i månedsskifte april/mai og
klubbmesterskapet i månedsskifte september/oktober
• rosjefen har i sammen med routvalget ansvar for å holde roskoler for nybegynnere
etter hvert som behovet melder seg
• rosjefen har i sammen med routvalget ansvar for å gjennomføre treninger for de av klubbens medlemmer som kan ansees som konkurranseroere
• lage oppslag angående treningstider for de respektive grupper sommer og vinter
og samarbeider med tur og mosjonssjefen om dette.
• tar ut lag til kapproing
• besørge uttak av lisenser for de aktive
• Organisere påmelding, transport, forpleining og overnatting i forbindelse med regatta og sette opp kjørelister i samarbeid med foreldrekontakten.
• Delta på et foreldremøte før og etter sesongen arrangert av foreldrekontakten.
• Fordele konkurransemateriell blant de aktive.
• ansvarlig for sikkerhetsreglementet for konkurranseroere under trening og regattaer.
• Melde på kandidater til treningssamlinger.
• Definere og planlegge nyanskaffelser av konkurransemateriell i samråd med materialforvalteren. Utarbeide langsiktig behovsplan for materiell.
• Skriver rosjefens rapport til årsberetningen.

Myndighet:
• Disponere rosjefens budsjett
• Ta ut lag til nasjonale regattaer
• Disponerer klubbens konkurransemateriell, men er underlagt materialsjefens overordnede beslutninger i henhold til sperring og frigivelse av materiell.

TUR OG MOSJONSJEF

Rapporterer til: Formann
Hovedfunksjon: Ansvar for klubbens tur og mosjons-aktiviteter.
Underliggende gruppe: Tur og mosjonsutvalget.

Ansvarsområde:
• Tur og mosjonssjefen leder det sportslige arbeidet i klubben som angår tur og mosjonsroing.
• Organisere eget budsjett ut ifra rammer gitt av årsmøtet og følge opp kostnadsbruk for eget område.
• under seg har denne et mosjonsutvalg på inntil 2 medlemmer
• mosjonsjefen har sammen med utvalget ansvar for å holde treninger for de av klubbens medlemmer som kan ansees som mosjonsroere
• ansvar sammen utvalget å lære opp nye mosjonsroere
• besørger rekruttering av nye medlemmer til tur og mosjonsroing.
• ansvar for påmelding, transport, forpleining og overnatting i forbindelse med turregattaer og langturer i regi av klubben.
• arrangere langturer i løpet av sesongen for klubbens medlemmer
• ansvar for at ro journalen føres og at km statistikken føres etter endt sesong
• ansvar for klubbens distansepokaler og at disse er gravert før årsmøtet.
• ansvar for at de av medlemmene som kvalifiserer til distansemerke blir
sendt inn til forbundskontoret innen 1 november.
• Disponeringsansvaret for klubbens tur og mosjons båter.
• Ansvarlig for sikkerhetsreglementet i forbindelse med tur og mosjonsroing.
• Utformer langsiktig strategi for innkjøp av tur og mosjonsmateriell, og bistår materialforvalteren med spesifisering.
• Skriver tur og mosjonssjefens rapport til års beretningen.

Myndighet:
• Styrer klubbens mosjonsaktiviteter samt instruksjon av nye mosjonister.
• Disponerer klubbens tur og mosjonsmateriell, men er underlagt materialforvalterens overordnede beslutninger i henhold til sperring og frigivelse av materiell.

MATERIALFORVALTER

Rapporterer til: Formann:
Hovedfunksjon: Ansvarlig for innkjøp og vedlikehold av klubbens materiell.
Underliggende gruppe: Materiellutvalget

Ansvarsområder:
• Utformer materialforvalterens budsjett og følger opp eget kostnadsbruk.
• Utformer sammen med utvalget egne målsettinger og handlingsplaner.
• Utformer langsiktig strategi for innkjøp og vedlikehold av båtmateriell.
• Skaffer informasjon, utformer spesifikasjoner, innhenter tilbud, forhandler pris og leveringstid, samt foretar bestilling av nytt materiell og reservedeler.
• Besørger vedlikehold og reparasjon av klubbens følgebåt og motor.
• ansvar for at klubbens øvrige materiell holdes i best mulig stand
• materialforvalteren innkaller til dugnad når det trengs hjelp på materiellet
• materialforvalteren skal holde ettersyn med bryggeanlegget, spesielt vinterstid
• avgjør når en båt bør kondemneres
• Fører og vedlikeholder klubbens båtstatistikk.
• Skriver materialforvalterens rapport til årsberetningen.

Myndighet:
• Er formell ”eier” av klubbens båtpark og har den overordnede myndighet over denne.
• Bestemmer når en båt skal sperres eller frigis for bruk
• Foretar sammen med rosjef/tur og mosjonssjef klassifisering av hver enkelt båt.
• Bestemmer plassering av klubbens båter i båthallen.

HUSSJEF

Rapporterer til: Formann
Hovedfunksjon: Ansvarlig for klubbhuset og driften av dette.
Underliggende gruppe: Huskomiteen.

Ansvarsområde:
• ansvar for at klubbhuset holdes i best mulig stand og at der hersker orden og renhold.
• Utarbeide budsjett etter gitte rammer fra årsmøtet og følge opp kostnadsbruk for eget område.
• Ansvarlig for innkjøp av såpe og toalett artikler, lyspærer med mer.
• Ansvar for at termostatene rundt om i klubbens lokaler blir justert vinterstid.
• Ansvar for å lage nøkkelkort til nye medlemmer.
• ansvar for å avvikle en dugnad innen sesongstart 15 april og en like etter sesongavslutning 15 oktober
• ansvar for at vaskeordningen blir gjennomført tilfredsstillende
• hussjefen har sammen med huskomiteen ansvar for utleie av klubbrommet
• ansvar sammen med huskomiteen for opphengning av bilder og veggpynt og bestemmer når og hvor dette skal gjøres.
• Ansvar for at husreglementet blir gjort kjent for medlemmene.
• Skrive hussjefens rapport til årsberetningen.

Myndighet:
• Gi medlemmer tilgang med nøkkelkort til klubbhuset og samarbeider med kasserer om dette.
• Disposisjonsrett over klubbens lokaler og har kontroll over når klubbrommet er ledig.